電子帳簿保存法への対応

２０２３．１１．２３

10月からインボイス制度が始まり、現場はかなり混乱しています。
そのような中、令和６年１月からは２年間延長されていた電子取引データのデータ保存が義務化されます。
色々と思うところはあるかもしれませんが、法律で決められた以上対応していくしかありません。
今回は、電子帳簿保存法について 【これだけは】 ということで確認していきましょう。

【１】電子帳簿保存法って？
電子帳簿保存法は次の３つからなっています。
『電子取引』
『電子帳簿等』
『スキャナ保存』

　勘違いされている方も多いですが、義務となっているのは『電子取引』のみです。
　『電子取引』についてだけ対応が必要とご理解いただくと良いと思います。
　（極端な話、残りの２つは忘れてもOKです。）
 

【２】『電子取引』とは？
メールやインターネットなどでやり取りした、注文書・契約書・領収書・請求書などの　
　電子データをそのまま保存する必要があるということです。
例えば、PDFで受け取ったデータはPDFのまま保存する必要があります。
　紙に印刷することはOKなのですが、原本であるPDFの保存が必要なのです。

このデータは受け取った場合だけでなく、送った場合も保存が必要です。
　（例えば、紙で作成した書類をPDFにしてメールで送った場合、PDFが原本になります
　のでPDFの保存が必要となります。逆に、紙は保存しなくてもOKということになりま
　す。）

※紙でやり取りした書類をデータにして保存する必要はありませんので、ご注意くださ
い（これは、【１】の『スキャナ保存』の内容で、義務ではありません）。

【３】電子データをどのように保存するのか？
いくつかの方法がありますが、弊事務所がオススメする方法はこれです。
　（①～③の手順で進めていきます。）

①PCに事業年度ごとにフォルダを作る
　（例えば、令和６年３月期の法人の場合、「R6.3」という名前のフォルダを作りま
　　す。令和６年３月期の電子データはこのフォルダに入れていきます。）

②①で作成したフォルダの中に、取引先ごとのフォルダを作る
　（例えば、㈱A商店であれば、「A商店」という名前のフォルダにします。）

③電子データに名前を付けて、②で作成した取引先ごとのフォルダに保存する
　（例えば、㈱A商店から令和６年２月２９日付で300,000円の請求書をメールで受け取
　　った場合、その電子データのファイル名を「20240229_A商店_300000」としま
す。）
　　※ファイル名は、「日付」「取引先」「金額」の項目順とする。
　　　数字は半角・取引先は全角で入力します。
金額にはカンマを入れるのか入れないのか、項目間にアンダーバーを入れるのか入
　　　れないのか等は必ず統一しておきましょう。

【４】改ざん防止のための措置が必要
データの書き換えがされないための措置が必要ということです。　
　これもいくつか方法がありますが、一番簡単でお金がかからない方法はこれです。
　　↓
　『改ざん防止のための事務処理規程』を定めて守る。

『改ざん防止のための事務処理規程』は、下記からひな形をダウンロードして、自社に
　合うように手直しします（国税庁が提供しているものです）。

　　法人の場合　　
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_d.docx

　　個人事業者の場合　　
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/word/0021006-031_e.docx

　※データの保存期間は、原則、確定申告期限の翌日から、法人の場合は10年、個人の
　　場合は７年と覚えておけば良いでしょう。


【５】バックアップは必要？
バックアップは必須ではありませんが、データ消滅等の恐れがある以上、保存期間中は
　バックアップを取っておくべきと考えます。


【６】下記フローチャートについて
　このフローチャートは国税庁から提供されている資料です（一部加工してあります）。

　今回お伝えしました電子データ保存についての対応方法は、このフローチャートの
　「１→２→３→４→②」の流れで進み、
「原則的なルールに従って保存できています。」
　となる形となっています（赤枠で囲った部分）。

　ご承知おきいただけますと幸いです。