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請求書・領収書が紙で保存できなくなる?!

請求書・領収書が紙で保存できなくなる?!

2021.11.1



電子帳簿保存法が改正され、2022年(令和4年)1月からこれまでと取扱いが大きく変わります。その中には、全ての事業者が対応をしなくてはならないものがあります。
今回はこれに関する対応方法をお伝えします。

 

<対応が必須となる改正内容>
 商品・製品を売買した場合やサービスを提供したり、受けたりした場合、請求書・領収書・見積書・注文書などの書類のやり取りがあります。そのやり取りは、かつて紙が主流でしたが、現在はデータによることが多くなりました。
 メールなどによりデータを受け取ることを「電子取引」といいます。電子取引による請求書等は、これまで紙に印刷し保存する必要がありましたが、
令和4年1月1日からは全ての事業者がデータで保存することが義務化されました。
(紙に印刷すること自体はOKですが、データとして保存をしなくてはいけません)。
 

<データ保存をしなくてはいけないデータの例>
・電子メールやクラウドサービスにより受け渡しする請求書や領収書などのデータ
 (PDFファイルなど)

 ・インターネットのホームページからダウンロードする請求書や領収書などのデータ
 (
PDFファイルなど)や、ホームページ上に表示される請求書や領収書などの画面印刷
 (スクリーンショット)によるデータ(クレジットカードの請求明細や電話料金の明 
  細、
AmazonなどのECサイトで物品などを購入した際の領収書・明細書など)
 ・大手企業とのEDI取引によるデータ など

<どのように保存をするのか>
いくつかの方法がありますが、ここでは最も簡単な方法(と考えます)を挙げておきます。
「事務処理規定」を作成し、これに基づいて「適切にデータを管理」する
  ※税務調査の際、税務署員からの保存データのダウンロードに応じることが前提。

①「事務処理規定」はデータの改ざん防止のためのものであり、国税庁のホームページ
  にサンプルが掲載されていますので、これを自社に合わせて作成してみましょう。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(法人の例)
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(個人事業者の例)

②「適切にデータを管理」は、「取引先ごと」などのフォルダを作成し、個々のデータ
にはファイル名として「日付」「相手の名前」「金額」を付けることで、検索できる
ようにしておけば良いと考えられます。
  例えば、向井会計から2022531日に55,000円の請求書が届いた場合、 
  「20220531_向井会計_55000」というファイル名にします。

なお、バックアップは要件とはなっていませんが、データの消滅等の恐れがありますので、保存期間中はバックアップを取っておくべきと考えます。


<その他>
 ・電子データの他に書面を受け取っている場合、その内容が同一であり、書面を正本と 
して取り扱うことを自社で取り決めている場合には、書面の保存のみで大丈夫です。 
(メール本文に補足情報などがあり、電子データと書面が同一内容と言えない場合は、
  両方の保存が必要)

 ・電子データの保存はこれまでよりも手間がかかります。そこで、これまでデータを受
  け取っていたものを、できるだけ「紙で受領する」方向にシフトするのも手です。ク
  レジットカードの明細を紙で発行依頼する、請求書等を紙で発行してくれる相手に取
  引を切り替える、など。これにより、データ保存にかかる労力を少しでも減らすこと
  が可能です。

 

また、こちらの国税庁ホームページもご参考下さい。
 「電子データの保存方法をご確認下さい」
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf

 「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-  
  031_03.pdf

 「お問合せの多いご質問(令和3年 11 月)」 P6以降 
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-
  200.pdf

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