請求書・領収書が紙で保存できなくなる？！

２０２１．１１．１

電子帳簿保存法が改正され、2022年（令和４年）1月からこれまでと取扱いが大きく変わります。その中には、全ての事業者が対応をしなくてはならないものがあります。
今回はこれに関する対応方法をお伝えします。
（掲載当時の法令等に基づくものであり、ご覧いただいたときには取り扱いが異なっていることがありますのでご了承ください。申告や実行等の際は、必ず税理士又は税務署にご相談下さいますようお願い致します。）

＜対応が必須となる改正内容＞
　商品・製品を売買した場合やサービスを提供したり、受けたりした場合、請求書・領収書・見積書・注文書などの書類のやり取りがあります。そのやり取りは、かつて紙が主流でしたが、現在はデータによることが多くなりました。
　メールなどによりデータを受け取ることを「電子取引」といいます。電子取引による請求書等は、これまで紙に印刷し保存する必要がありましたが、令和４年１月１日からは全ての事業者がデータで保存することが義務化されました。
（紙に印刷すること自体はＯＫですが、データとして保存をしなくてはいけません）。
 

＜データ保存をしなくてはいけないデータの例＞
・電子メールやクラウドサービスにより受け渡しする請求書や領収書などのデータ
　（PDFファイルなど）
　・インターネットのホームページからダウンロードする請求書や領収書などのデータ
　（PDFファイルなど）や、ホームページ上に表示される請求書や領収書などの画面印刷
　（スクリーンショット）によるデータ（クレジットカードの請求明細や電話料金の明　
　　細、AmazonなどのECサイトで物品などを購入した際の領収書・明細書など）
　・大手企業とのEDI取引によるデータ　など

＜どのように保存をするのか＞
いくつかの方法がありますが、ここでは最も簡単な方法（と考えます）を挙げておきます。
「事務処理規定」を作成し、これに基づいて「適切にデータを管理」する
　　※税務調査の際、税務署員からの保存データのダウンロードに応じることが前提。

①「事務処理規定」はデータの改ざん防止のためのものであり、国税庁のホームページ
　　にサンプルが掲載されていますので、これを自社に合わせて作成してみましょう。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）

②「適切にデータを管理」は、「取引先ごと」などのフォルダを作成し、個々のデータ
にはファイル名として「日付」「相手の名前」「金額」を付けることで、検索できる
ようにしておけば良いと考えられます。
　　例えば、向井会計から2022年5月31日に55,000円の請求書が届いた場合、　
　　「20220531_向井会計_55000」というファイル名にします。

なお、バックアップは要件とはなっていませんが、データの消滅等の恐れがありますので、保存期間中はバックアップを取っておくべきと考えます。


＜その他＞
　・電子データの他に書面を受け取っている場合、その内容が同一であり、書面を正本と　
して取り扱うことを自社で取り決めている場合には、書面の保存のみで大丈夫です。　
（メール本文に補足情報などがあり、電子データと書面が同一内容と言えない場合は、
　　両方の保存が必要）

　・電子データの保存はこれまでよりも手間がかかります。そこで、これまでデータを受
　　け取っていたものを、できるだけ「紙で受領する」方向にシフトするのも手です。ク
　　レジットカードの明細を紙で発行依頼する、請求書等を紙で発行してくれる相手に取
　　引を切り替える、など。これにより、データ保存にかかる労力を少しでも減らすこと
　　が可能です。
 

また、こちらの国税庁ホームページもご参考下さい。
　「電子データの保存方法をご確認下さい」
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf

　「電子帳簿保存法一問一答 電子取引関係」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-　　
　　031_03.pdf

　「お問合せの多いご質問（令和３年 11 月）」 P６以降 
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-
　　200.pdf